Por que adotar uma ferramenta de mobilidade para equipes externas?

28 de junho de 2019, por CHECKMOB


Há algum tempo, as equipes de manutenção precisavam imprimir suas ordens de serviço, com as folhas em mãos, os técnicos executavam suas tarefas e anotavam os equipamentos, peças, os procedimentos efetuados e os defeitos a serem corrigidos. Ainda, após as atividades em campo, passar horas digitando em planilhas o que aconteceu no dia. 

Essa realidade já ficou no passado para muitas empresas. Independentemente do tamanho do negócio, mobilidade já não é uma opção de investimento. Se tornou uma obrigação.

Estamos imersos na mobilidade, seja através de um agendamento simples via whatsapp, através de um check-in na academia ou através de um aplicativo corporativo específico.

Quem não imaginar o seu negócio com interações através de smartphones já está fadado ao fracasso.

Qual é o benefício do controle de mobilidade em Serviços de Campo

Para as equipes de manutenção preventiva, corretiva e outros serviços que necessitam de deslocamento, se organizar antecipadamente para ter o controle sobre as atividades planejadas e principalmente as que surgem do dia-a-dia é fundamental. Por isso as ferramentas de mobilidade como o Checkmob, são essenciais. 

  •  Redução de custos

Um sistema de mobilidade levará a uma redução das horas extras e até na quantidade de equipes visto que a redução do retrabalho e no tempo de atendimento a clientes. Além de otimizar o dia de trabalho com a redução da distância percorrida e possibilidade de realizar mais visitas de acordo com a localização do técnico.

  • Controlam equipes de campo em tempo real

Com o software para gerenciamento de equipes de campo, o gestor manda uma OS (ordem de serviço) automática para o app do técnico, acompanha o início através do check-in, a finalização dos serviços em tempo real, com fotos e observações, controle de ativos e é notificado para aprovar ou reprovar o serviço através das informações indexadas pelo aplicativo utilizado pelos técnicos de campo.

  • Criam um fluxo de trabalho mais consistente

Possuem toda a base de clientes cadastradas na nuvem, assim como os técnicos. Dessa forma, conseguem planejar e despachar serviços diretamente pelo celular para o time em campo.

  • Serviço de alta qualidade

Com o sistema de checklist e as funcionalidades de foto geolocalizada, check-in, check-out de visita, assinatura eletrônica, aprovação e reprovação de serviços os gestores mantém a operação do jeito que imaginam e conseguem controlar a qualidade do que está sendo entregue, oferecendo ao cliente mais excelência no atendimento.

  • Maior produtividade das equipes externas

O sistema de BI (Business Intelligence) fornece uma visão holística dos serviços. A empresa sabe onde, por quem, quando e como o serviço foi feito, podendo assim cobrar e acompanhar a produtividade das equipes.

  • Gerar motivação e engajamento na empresa

Como os gestores sabem exatamente o que foi feito por cada pessoa em campo, toda recompensa, feedback e cobrança é feita de forma justa e correta. O time passa a confiar mais nos gestores e vice-versa, aumentando a motivação e engajamento com o trabalho.

Além dos ganhos tangíveis que estão contabilizados nas variáveis financeiras, existem outros itens para serem monitorados dentro do espectro do retorno, são componentes intangíveis. 

A cultura organizacional pode ter uma grande virada quando as equipes de campo se sentem integradas dentro do projeto de melhoria do próprio processo de trabalho, além da capacitação dos funcionários em novas tecnologias

A imagem empresarial ganha com esses itens também, pois mostra para seus clientes que investe em tecnologia e melhoria do atendimento.

O que é fundamental para implementar uma ferramenta de auxílio a serviços de campo? 

Na hora de pensar em contratar uma ferramenta, alguns princípios precisam estar na mente do Gestor do Negócio e principalmente ao definir a estratégia de usabilidade do sistema de mobilidade da empresa.

1- Infraestrutura de rede interna e não apenas rede celular

Já debatemos muito sobre esse item em posts anteriores, pois envolve inclusive a escolha dos fornecedores que darão a conectividade aos dispositivos móveis, mas não abordamos as questões de redes internas da empresa. Configurações específicas de roteadores wi-fi para acessos de dispositivos móveis na empresa requerem muita atenção também.

2- Mobile como gerador de negócios, não apenas como redução de custos

No último post, conversamos sobre esse item. O segredo das empresas que estão sobrevivendo na crise é começar a utilizar seus processos e projetos que eram focados em reduzir custos para fazer um aumento de receita.

Ou seja, usar os recursos técnicos já disponíveis para questões operacionais, de cunho comercial ou de marketing, como por exemplo, construir interfaces com apelo direto para o consumidor final.

3- Interface de Usuário

A forma como os dispositivos podem ser usados irão variar muito rápido em muito tempo, seja através do envio das informações por digitação, por voz, por leitura ótica, imagens, etc.

O importante é visualizar a melhor forma e como isso irá facilitar o processo no longo prazo.

4- Integrações

Entender como as frentes de tecnologia, tradicional e na mobilidade, irão interagir é fundamental.

A mobilidade tem que ser a extensão da maior quantidade de processos internos da tecnologia tradicional da empresa.

Retiradas de pedido, atendimento a cliente, controle de visitas, gerenciamento de frotas, tudo pode e deve passar pela coleta de dados na interface de mobilidade e alimentar sistemas de tecnologia tradicionais ou locais.

5- Segurança

Se segurança sempre foi uma constante a ser monitorada quando falávamos em tecnologia de informação tradicional, com máquinas locais onde a rede era monitorada e protegida, a lógica tem que se estender para os dispositivos móveis.

Existem diferentes soluções para se fazer o controle, mas os mais importantes são bloquear acessos indevidos a internet e configurações de aplicações não autorizadas, com isso se controla também os custos da operação de dados com a operadora.

Devido a limitação de recursos que existem nas pequenas e médias empresas essas diretrizes são fundamentais e não podem ser deixadas a cargo exclusivamente de fornecedores contratados ou mesmo de funcionários sem poder de decisão.

6- Treinamento

O ponto mais importante da implantação e estratégia de utilidade da ferramenta é o treinamento. Quando tratamos de sistemas mobile essa preocupação acaba sendo duplicada, pois além do treinamento das equipes de suporte interno, analistas, supervisores e gerentes na empresa, ainda existe a preocupação do treinamento das equipes externas.

Dependendo da intensidade e do tamanho da operação de campo, o alcance dos treinamentos pode ser muito limitado. Portanto, é importante que sempre exista a figura dos replicadores, que são pessoas muito bem treinadas na estrutura e que são capazes de auxiliar diretamente as equipes de campo solucionando dúvidas mais simples na utilização do novo sistema.

Melhor ferramentas de mobilidade em serviços de campo

A mobilidade, o aumento crescente do uso de smartphones e a otimização dos serviços de internet (3G,4G) e serviços na nuvem, tem absolutamente tudo a ver com serviços de campo!

Não é de hoje que os gestores de equipes externas têm dificuldade em controlar o que está sendo feito fora do escritório, isso é um problema antigo e que finalmente, com o uso de smartphones e das tecnologias desenvolvidas com interface web/mobile já é possível contornar as dificuldades de gerenciamento e garantir um serviço de qualidade e bem executado pelo time externo.

Ajudar gestores, equipe de campo e proporcionar a transformação digital, é o motivo pelo qual o software Checkmob existe.

Conheça mais sobre nossa solução no site do Checkmob.  



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