8 dicas para ter uma equipe mais produtiva

10 de janeiro de 2019, por Norton Ritzmann


Hoje quero fugir do texto “genericão” e sem sal.

Aprendi como professor que, em termos de gestão, existem poucas soluções e verdades universais. Muito é uma questão de perspectiva, circunstância, momento, maturidade, conhecimento, experiência, etc. Portanto, peço sua licença para fornecer uma perspectiva pessoal das coisas, não necessariamente fiel aos muitos livros que já li, mas de todos eles “juntos e misturados” à vivência prática do meu dia-a-dia. Fique livre para discordar… Como eu disse, tudo é uma questão de perspectiva. Eu mesmo, no futuro, posso discordar da forma como penso hoje, mas enfim. Vamos lá?

Por que ser produtivo? Porque sem isso, você não sobrevive.

Quando iniciamos a jornada empreendedora, penso que nossa meta durante muito tempo será a de sobreviver. Claro que tem que ser uma sobrevivência qualitativa, ou seja, sobreviver com musculatura suficiente para continuar crescendo e inovando, do contrário, seu negócio já acabou. Nesse sentido, mesmo que você esteja com a conta bancária recheada por investimentos, você precisará ser eficiente no uso dos seus recursos até conseguir se firmar, e isso passa pela produtividade do seu time.

A verdadeira produtividade vem do engajamento e não do chicote

Há mais de 70 anos a psicologia sócio/organizacional já advoga que a motivação intrínseca (autonomia, responsabilidade e aprendizado) é muito mais efetiva que a extrínseca (recompensa/punição), no entanto eu acredito que ambas são ferramentas à disposição do gestor, e que saber dosá-las juntamente com outras técnicas de gestão é a chave para obter o engajamento do time. (Ler: Motivação 3.0 – Daniel Pink)

Dito isso e sem a menor intenção de esgotar o assunto, deixo abaixo 8 “dicas” para ter um time mais produtivo e satisfeito.

1. ESCOLHA BEM O TIME

O bom e barato não existe. Se o cara é bom, vai custar mais que a média, mesmo um estagiário. Mas o que é o “bom” para você? Para mim são: atitude, conhecimento e potencial (principalmente capacidade de aprendizado), sendo que atitude é eliminatório, não interessando o resto. Má atitude corrói a cultura da empresa, não compensa.

Já entre conhecimento e potencial, o melhor são os dois é claro! Mas nem sempre os recursos permitem, então neste caso, eu tendo a preferir potencial porque no longo prazo ele vai chegar mais longe que alguém limitado (aqui, na minha opinião só em último caso, pois gente A gosta de gente A e se desmotiva quando vê um B segurando o time). Mas não se engane, se optar pelo potencial, você terá o benefício inicial de gastar menos, porém pagará o preço da inexperiência no dia-a-dia (embora para um bom profissional isso será energia e motivação para turbinar o seu crescimento). Porém, quando o profissional alcançar a experiência e conhecimentos necessários, o mercado vai cobrar a conta da mesma forma. Por isso, nesse período é bom que seu negócio cresça, sob pena de perder seus melhores talentos tão duramente formados.

2. CRIE UM SISTEMA DE TRABALHO EFICIENTE

Em geral, vejo que as empresas até dispõem de um bom time, no entanto, perdem muito da sua produtividade potencial por causa da deficiência nos sistemas de trabalho. Em geral são desequilibrados e mal organizados… as pessoas perdem muito tempo decidindo quem faz o que, ou reclamando que uns carregam mais o peso que outros, o que em geral descamba para desentendimentos pessoais entre os membros do time ou entre departamentos da empresa.

Pessoalmente procuro criar sistemas em que cada um sabe o que fazer e sabe onde começa e onde termina o seu trabalho. Por exemplo, eu gosto muito da definição de que a função do marketing é gerar oportunidades/leads para a área comercial. Um conceito assim deixa muito claro as atribuições e fronteiras do trabalho de cada um. E se eventualmente as coisas não vão bem, é muito mais fácil sentar na mesa e costurar os acordos entre ambas as áreas. O mesmo conceito pode ser aplicado a vendas e crédito, vendas e operações, vendas e faturamento, vendas e cobrança, etc…

Para divisões de tarefas dentro de um mesmo departamento, existem várias possibilidades. Eu gosto muito de usar, mesmo em outros departamentos, os princípios do desenvolvimento ágil (planejamento, sprint, review e retrospect), apoiados por software de fluxo de trabalho (Pipefy, Trello, TFS). É um método que gera disciplina, autogestão e facilita a comunicação entre o time, gerando confiança mútua.

Abaixo um exemplo de fluxo de trabalho do nosso time de desenvolvimento:

3. TENHA INDICADORES CLAROS E TRANSPARENTES

A qualidade de um bom sistema/metodologia de trabalho é que fica fácil de estipular os indicadores. Se a função do marketing é gerar leads, então o indicador é leads gerados. Se é desenvolver funcionalidades, uma das métricas é a quantidade de funcionalidades entregues.

Mas cuide para não ter apenas indicadores de resultado, de processos também são importantes. Eu gosto de pensar que minha empresa é como um carro de Fórmula 1, para vencer a corrida é necessário ter, além do time treinado e capaz, um sistema de telemetria para medir a performance do carro e poder atuar nas falhas. Um detalhe importante é que você deve automatizar ao máximo seus indicadores para não perder muito tempo e recurso digitando dados. Se tudo for muito manual “o molho pode sair mais caro que o peixe”, aí não vai compensar.

Exemplo 02: Esse gráfico fica em uma tela onde todos podem acompanhar. Vejam que estamos atrasados…

Exemplo 03: A cada 3 semanas todo o time se reúne para avaliar as causas dos possíveis atrasos ou problemas.

4. FAÇA CHECKPOINTS PERIÓDICOS

Quando se tem um sistema de trabalho bem montado e indicadores de qualidade, seu time poderá ter autonomia para ele mesmo resolver seus problemas e entregar seus resultados. Para que isso aconteça todas as áreas individualmente devem fazer pequenas e rápidas reuniões de avaliação e alinhamento. Podem ser diárias, semanais ou mensais, dependendo da área. Em geral as diárias e semanais (com ou sem a minha presença) são para assuntos operacionais e interdepartamentais, já as mensais servem para avaliar resultados e definir planos de ação e metas.

Reuniões diárias não devem passar de 15 minutos, semanais de 30 e mensais de 1,5 horas. Essa disciplina ajuda a focar no que importa. É importante separar reuniões de “brainstorming” onde há mais necessidade de tempo, das reuniões de acompanhamento e resultado, que devem mais focadas. Mas não se martirize se não conseguir… é só um princípio. Nem nós conseguimos o tempo todo… é uma luta constante.

5. CONSTRUA REGRAS CLARAS COM O TIME

Aqui cada empresa tem a política que condiz com sua atividade, momento e tamanho. Eu gosto de algumas em especial:

a) horário é horário. Cada um pode ter um combinado diferente, mas o combinado precisa ser cumprido. Eu acredito (e sei que muitos empreendedores não pensam assim) que trabalho é trabalho, vida pessoal é vida pessoal. Eu gosto que as pessoas sentem na cadeira e trabalhem. Terminou seu horário, vá para casa e seja feliz. Se precisarmos de esforço extra, faça o esforço extra (porque demonstra compromisso) mas nisto o compensaremos depois, seja em descanso ou dinheiro, dentro da Lei.

b) na dúvida, avise. Vai precisar faltar? Avise com antecedência. Deu problema em cliente? Não deixe estourar, avise. Não vai entregar no prazo? Peça ajuda. Não entendeu alguma instrução? Pergunte.

c) confiança é tudo. Não pegue atalhos, não jogue descoberto, honre a palavra. Se sim, sim. Se não, não. Se a confiança for abalada, é só uma questão de tempo. Entendo que confiança é economia pois requer menos controles… disse menos, não nenhum. A confiança é avalizada pela auditoria.

6. PRATIQUE O FEEDBACK

Já escrevi sobre isso em outro post: Feedback: sua melhor ferramenta de gestão.

A primeira coisa a entender é que todos os tópicos anteriores servem ao time como feedback, ou seja, possibilita as pessoas verem em “tempo real” as consequências positivas e negativas das suas ações. A campanha que fiz gerou 10 leads a mais que mês passado? Isso é feedback!

Mas é claro que há o papel intransferível do líder, em observar os comportamentos e corrigi-los quando é necessário, para manter o time todo remando para o mesmo lado e com a mesma energia. O sentimento de injustiça corrói a motivação. Percebo que muitos líderes pecam pela omissão, imaginando que os problemas vão simplesmente sumir… tudo para evitar conversas francas e olho no olho, ou mesmo, com medo de ouvirem o que não querem.

Mas talvez o papel mais importante do feedback é o reforço da confiança e motivação. As pessoas gostam de saber que estão indo bem, de receberem elogios genuínos. E é aqui que mora o perigo. Se não for genuíno, não o faça. Se você não pode elogiar genuinamente alguém, você tem um problema.

7. FOMENTE UM AMBIENTE POSITIVO

 Para mim, os melhores sinais de que as coisas vão bem é a brincadeira no ambiente de trabalho. Tudo com limite é claro, mas quando um “tira sarro” do outro, e todos se divertem e levam “na boa” é sinal de saúde da equipe. É claro que o ambiente deve ser profissional, porém o excesso de “profissionalismo” é uma espécie de auto isolamento que prejudica o trabalho em equipe e a comunicação.

Outro sinal positivo são os encontros marcados de forma espontânea, “happy hours” ou pequenas confraternizações. Mesmo que sejam apenas de um departamento é saudável. O ponto é não ser excludente aos demais! Aí o sinal é amarelo.

Por fim, é preciso compreender que chefe é chefe… por mais amigo que você possa ser, nunca será a mesma coisa. Saiba estar junto mas saiba também dar o espaço necessário para que o time respire de forma espontânea.

  • E SE A EQUIPE FOR EXTERNA?

Desculpem o “merchan”, mas é importante. Vejam que todas as dicas acima são princípios que podem ser aplicados para qualquer tipo de equipe, porém, equipes externas são um pouco diferentes. Elas não ficam no mesmo ambiente que você. Você as vê muito pouco! E aí, como fazer? Deixo, por fim, 4 coisas:

  1. Você precisa saber o que está acontecendo no campo.
  2. Sem um software no smartphone do time, você não conseguirá montar um sistema de trabalho e comunicação adequado.
  3. Sem um sistema de trabalho adequado você não terá indicadores em tempo hábil para balizar o time ou dar feedback assertivos.
  4. O CHECKMOB é o melhor sistema para fazer tudo isso. 🙂

Enfim chego ao final deste post. Se você teve a paciência de ler tudo, fica aqui o meu agradecimento especial (porque dá um trabalhão escrever, rsrs). Mas se você leu só os tópicos também está muito bom. Espero ter contribuído para seu crescimento e aprendizado. Se você não concorda com tudo, que ótimo! Isso significa que você precisou parar e pensar sobre o que você acredita, e só isso já faz toda a diferença.

Se você sentiu falta da questão $$, você tem razão! Mas é muita coisa para um post só…

Grande abraço!

Norton Ritzmann


Norton Ritzmann
CEO do CHECKMOB
"Não sabendo que era impossível, ele foi lá e fez" - Jean Cocteau

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