Como utilizar o CHECKMOB também para home office

Nós aqui do CHECKMOB atendemos diversas empresas que utilizam o software para gerenciar melhor as atividades em campo.

Grande parte das empresas estão se adaptando à este momento em que vivemos evitando aglomerações e liberando os funcionários para fazer home office, levando em consideração este cenário, escrevemos este artigo para 2 públicos:

1- Ajudar as empresas que já usam o CHECKMOB a continuar gerenciando as atividades da equipe de forma produtiva, conseguir enxergar o fluxo de atividades e continuar a gerar dados não deixando de preencher as informações para que não haja um período em branco nos indicadores.

2- Também é dedicado a você que quer começar o uso do CHECKMOB, aproveitando este momento para configurar e testar o software gratuitamente deixando tudo pronto para quando este período passar você sair na frente viabilizando sua estratégia de campo.

As principais dúvidas dos gestores:

Minha equipe continuará sendo produtiva a distância?
Conseguirei gerenciar a equipe como se estivesse presente?
Conseguirei manter o nível de entrega da minha equipe?
Conseguirei organizar o fluxo de atividades?

Você tem mais alguma preocupação? Conte para nós.

Existem algumas ferramentas que facilitam o dia a dia das empresas para melhorar a comunicação como: Skype, Hangouts, Google Meet, Zoom, Whatsapp e Slack.

Ferramentas que ajudam na troca de arquivos como: Google Drive, Onedrive e Dropbox.

E ferramentas que ajudam justamente a tirar esta dúvida do gestor para melhorar o desempenho das atividades da equipe, como o CHECKMOB.

Se você já usa o CHECKMOB para registrar as atividades em campo, saiba também como utilizar para fazer o registro das atividades da equipe em home office ou caso ainda não use, veja como você consegue fazer isto:

1- Agendamento e programação das atividades

Dentro do sistema você consegue programar as atividades que cada membro da equipe deve realizar.

Escolher a data, hora, a pessoa responsável e quais os itens que ela deve preencher para poder concluir a tarefa. É possível fazer a programação destas atividades em grande quantidade, em massa, caso tenham muitas pessoas em seu time.

Quando você programa estas atividades você já está determinando o que cada pessoa deve entregar de atividade feita durante o dia de acordo com a sua expectativa.

Planeje, deixe claro o que você quer e veja o que está sendo feito, ou não feito.

Fica mais fácil para a sua equipe saber o que deve fazer e entregar de resultados.

Você também já pode importar sua lista de clientes e planejar as visitas no clientes montando sua estratégia de atendimento para os próximos meses.

2- Gerenciamento das atividades

Após criar as atividades a sua equipe recebe a notificação no aplicativo todas as atividades que precisam ser realizadas em ordem cronológica. Em uma tela ela saberá tudo o que tem que fazer o qual o tempo para cada atividade. Você conseguirá ver se eles já visualizaram, começaram e finalizaram a qualquer momento em seu painel de controle.

A sua equipe saberá o que tem que fazer através de uma notificação no celular, para iniciar faz um check-in para validar a localização, se você achar importante e é disparado um cronômetro para contabilização do tempo.

Durante a atividade eles preenchem um checklist com as etapas que você estipular para cada atividade se você achar necessário.

Uma sugestão é formular perguntas e sequências com respostas de sim e não, por exemplo, para agilizar o trabalho e preenchimento das questões.

No final encerram para completar o ciclo e finalizar o cronômetro.

Pronto! Está registrada uma atividade.

Durante este processo você pode se reunir com a sua equipe e acompanhar no seu painel de controle:

Quais atividades já foram entregues e finalizadas.
Quais estão em andamento.
Quais precisam ser realinhadas com uma nova expectativa de entrega.
Quanto tempo foi dedicado em cada atividade.
O que foi feito em cada etapa.

3- Padronização das atividades

Como dito anteriormente você pode criar um ou mais roteiros, ou seja, checklists de acordo com cada tipo de atividade.

Crie uma sequência de perguntas para a equipe ir preenchendo de acordo com os objetivos que você queira, ou até mesmo, relatório de fotos em sequência para ela ir documentando de tempos em tempos o que está fazendo.

Serve para você ajudar a equipe a padronizar as atividades e os relatórios.

Lembrando que fotos tiradas pelo CHECKMOB são feitas por uma câmera exclusiva e captam a data e hora de cada foto tirada, além de ser impossível colocar fotos de atividades anteriores também você terá o registro em cada foto do momento que foi tirada. Com isto você terá o registro real do que foi realizado.

Modelo de checklist que você pode criar e aplicar para que sua equipe preencha a cada atividade realizada.

Você também já pode montar quais os checklists serão importantes para quando você voltar a utilizar o CHECKMOB em campo, portanto você pode começar com:

Checklists de pesquisa de satisfação
Checklists de avaliação e pesquisa de mercado
Checklists de prospecção

4- Relatórios automáticos

No final você pode visualizar as informações do que a equipe produziu em tempo real. O que foi feito, se alguma atividade ficou em aberto, quais fotos foram tiradas e quantas horas foram dedicadas em cada tarefa.

Ainda com o módulo de Business Intelligence você consegue montar indicadores de produtividade para você ter o seu painel de gestão da equipe.

E ter informações automáticas como: quantidade de atividades realizadas, em aberto ou atrasadas, por pessoa, por dia, semana ou mês, também tempo total dedicado nas tarefas, entre outros.