6 problemas nos serviços de campo

1 de fevereiro de 2017, por André Zacarias

O que a sua equipe externa está fazendo agora? Os clientes planejados para visitar hoje por sua equipe de campo, foram atendidos? Chegaram no horário combinado? Preencheram o checklist de atendimento com todas as informações que você precisava?


Estas são as dúvidas e incertezas que geralmente ouço dos gestores que querem conhecer o CHECKMOB. Além de querer organizar melhor a sua operação e ter melhor controle sobre a equipe externa, estes gestores estão preocupados em crescer o seu negócio. Organizar para crescer!

O que você está fazendo para melhorar a operação da sua empresa?

Se o número de serviços aumentarem em 20, 30, 40% você conseguirá atender a todos sem deixar a qualidade cair?

Gostaria que você imaginasse uma situação em uma determinada empresa com operação de campo:

– Preparação

  • Alguém abre o editor de texto, cria as perguntas e respostas do checklist de atendimento/procedimento, imprime algumas cópias.
  • Em algum lugar busca e analisa os chamados e os serviços pendentes, separa, organiza os atendimentos na sequência das visitas do dia em uma folha de papel para cada membro da equipe.
  • Chama a equipe, distribui os checklists para a equipe de acordo com o atendimento e a sequência dos atendimentos tudo em papel.

 – Execução

  • A equipe pega as informações, tiram as dúvidas e saem para a rua e fazem os atendimentos.
  • A equipe preenche todos os checklists e atendimentos no papel.
  • No final do dia a equipe entrega os formulários e dá um feedback de como foram os atendimentos.

– Análise

  • Alguém junta todos os formulários preenchidos pela equipe durante o dia, semana, mês, lança no excel para poder ter um controle ou até para poder montar algum tipo de indicador.

– Arquivamento

  • Depois de “passar a limpo” os formulários são arquivados em algum lugar para futuras consultas.

 

OS PROBLEMAS

1) Tempo de execução errado nas etapas

O tempo dedicado a preparação é longo demais… Planejamento não é ruim, o problema é investir tempo demais nesta atividade e ainda saber se ela está suscetível a erros por ser manual e consequentemente poderá ter falhas. Ainda mais se a operação no dia a dia for dinâmica e você ter que mudar o planejamento no meio do dia, perdeu todo o trabalho.

Repare também que o controle da equipe e análise dos atendimentos são as que mais tem lacunas e que podem ser facilmente melhoradas.

No CHECKMOB você pode planejar os atendimentos muito mais rapidamente, deixando tudo disponível de antemão e sincronizando com o aplicativo da equipe em campo a nova atividade do dia a ser realizada.

 2) Retrabalhos e processos manuais

 E reforçando ainda mais, quantas coisas poderiam dar errado neste processo manual?

Quantas dão errado hoje na sua operação por causa de processos manuais e poucos claros?

No CHECKMOB você tem em um só lugar, os cadastros, checklists, as informações, que são facilmente distribuídas para a equipe do gestor para os aplicativos da equipe no mesmo momento que é criado, otimizando, padronizando e nivelando por cima a qualidade dos atendimentos e a operação.

3) Pessoas capacitadas fazendo muito trabalho operacional

 Além do que citei no item 1, que falei da pessoa investindo muito tempo no planejamento, agora imagine a pessoa que lança as informações no excel e tabula as informações.

Esta pessoa poderia ser muito melhor aproveitada para trazer muito mais valor ao seu negócio, em vez do tempo dela ser dedicada a digitação de formulário, poderia fazer as análises dos dados da visitas para otimizar a operação, aumentando a produtividade diminuindo custos, desperdícios e retrabalhos.

No CHECKMOB, por eliminar TOTALMENTE a parte de digitação e tabulação de informações, a pessoa pode ficar dedicada no controle da equipe em campo e principalmente nas análises das informações através dos indicadores podendo analisar no BI/Indicador dentre 50 tipos de gráficos, tabelas para analisar qualquer informação preenchida pela equipe, para você tirar aquele insight.

4) Delay de informação

 A equipe pode te informar pelo whatsapp alguma emergência, pode te ligar para tirar dúvidas e contar eventuais contratempos. Você tem o controle dos dados da operação? Eles são armazenados aonde?

Você consegue responder rapidamente:

– Quantos erros e contratempos deram na sua operação?

-Quantos atendimentos deram certo hoje e quantos não deram?

-Quais os principais problemas com seus clientes?

-Quais são as peças que mais dão problema?

-Quais clientes abrem mais chamados?

-Quantos atendimentos são programados e quantos são corretivos?

No CHECKMOB você consegue responder estas informações em TEMPO REAL, isto, você vê no seu painel de gestão/indicadores todas estas informações. Pode também ver outras nas análises aquelas que você escolher montar para acompanhar diariamente.

 5) Gerenciamento a distância sem muito controle

Você tem hoje os horários de chegada, saída e tempo total de trabalho da sua equipe em seus clientes? A sua equipe foi em todos os lugares que deveria ter ido?

Se o seu cliente disser que não foi ninguém em sua empresa/casa e se o seu funcionário disser que foi, você consegue saber quem está dizendo a verdade?

Estes são os tipos de controle que o CHECKMOB vai te proporcionar.

O gestor consegue ter controle total sobre a equipe, você poderá dedicar mais tempo no controle da execução:

-Com os horários de chegada e saída da equipe do local do atendimento;

-Com a localização no mapa de onde foram realizados os trabalhos

-Com as informações dos checklists que você montou;

 Tudo chegando de campo em TEMPO REAL

6) Desperdícios

Depois de tudo, o CHECKMOB ainda ELIMINA uma outra etapa, o arquivamento.

A empresa elimina o custo de papel, tinta e principalmente um espaço na sua empresa para arquivo morto para guardar todos os papéis gerados pela operação.

No CHECKMOB você consulta tudo em uma plataforma online, em que você possa administrar, gerenciar e acessar de qualquer lugar do mundo que tenha internet.

Pode viajar tranquilo, abra a plataforma e gerencie a operação.

Espero ter ajudado e até a próxima.


André Zacarias
Especialista em produtividade de equipes de campo em CHECKMOB
"Se não puder se destacar pelo talento, vença pelo esforço” (Dave Weinbaun)

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